Správné uchovávání daňových dokladů v elektronické podobě je klíčové pro zajištění souladu s právními předpisy, zejména v oblastech věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti. S rostoucí digitalizací se tato problematika stává stále aktuálnější. Přestože náležitosti daňových dokladů jsou stejné pro obě formy, způsoby jejich zajištění se liší. V příspěvku jsme pro Vás připravili shrnutí právních požadavků na elektronické uchovávání dokladů dle § 34 zákona o DPH (“ZDPH”), § 11 zákona o účetnictví (“ZoÚ”) a informací GFŘ, včetně způsobů zajištění souladu se Směrnicí EU/45/2010.
Dle § 34 ZDPH musí být po dobu od vystavení dokladu do konce zákonem stanovené lhůty pro uchovávání dokladů prokazatelně splněny tři podmínky.
Čitelnost elektronických dokladů lze zajistit použitím spolehlivého softwaru, např. formát PDF, který lze zobrazit v programech jako Adobe Acrobat.
ZoÚ dále vyžaduje připojení podpisového záznamu osoby odpovědné za zaúčtování. Tuto povinnost lze splnit prostřednictvím účetního softwaru identifikací uživatele provádějícího zápis.
Způsoby zajištění věrohodnosti a neporušenosti
ZDPH specifikuje způsoby zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu v elektronické podobě, mezi které patří uznávaný elektronický podpis, uznávaná elektronická pečeť nebo elektronická výměna informací (EDI). Elektronický podpis nebo pečeť musí být připojeny již při vystavení dokladu. Pokud však tyto prvky během doby uchování pozbydou platnosti, je nutné věrohodnost dokladu prokázat jiným způsobem.
Informace GFŘ uvádí další způsoby splnění podmínek věrohodnosti a neporušenosti. Jedním z nich je zaslání dokladu přes datovou schránku, kdy archivace přijaté zprávy garantuje věrohodnost původu. Funkce re-autorizace pomocí časových razítek navíc zabezpečí neměnnost dokladu po celou dobu jeho uchovávání.
Neporušenost obsahu dokladu lze zajistit připojením časového razítka, uložením na médium neumožňující změny, nebo uložením do důvěryhodného úložiště dokumentů splňujícího požadavky na neměnnost a zabezpečení (např. šifrováním). Pokud je elektronický doklad po vystavení následně doplňován o informace, které nemění povinné náležitosti daňového dokladu dle § 29 ZDPH (např. časové razítko, účetní středisko), nedochází dle GFŘ k narušení neporušenosti obsahu dokladu.
Nevěrohodnost dokladu zaslaného e-mailem
V neposlední řadě GFŘ v Informaci zdůrazňuje, že obdržení dokladu e-mailem není považováno za dostatečný způsob prokázání věrohodnosti původu, a to kvůli nezabezpečenému přenosu dat. Ověření totožnosti odesílatele dokladu musí být zajištěno jinými metodami, například zasláním dokladu z předem dohodnuté e-mailové adresy (např. fakturace@xyz.cz), pokud byl tento způsob předem mezi stranami dohodnut.
Auditní stopa jako alternativní řešení
Pokud nejsou využity výše uvedené metody, může být věrohodnost a neporušenost dokladu zajištěna prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů, které vytvářejí spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a samotným plněním. Tento proces, označovaný jako „auditní stopa“, zahrnuje sled dokumentů souvisejících s plněním, jako je objednávka, smlouva, přepravní doklady, bankovní výpisy či další podklady (např. fotografie, prezenční listiny).
GFŘ uvádí, že volba prostředků k prokázání vazby mezi dokladem a plněním závisí na rozhodnutí subjektu. Kontrolní mechanismy by měly odpovídat velikosti subjektu, povaze činnosti, počtu a hodnotě plnění. Není však možné předem zaručit, že auditní stopa bude v konkrétním případě dostatečná.
Před zavedením nového způsobu elektronické evidence dokladů proto doporučujeme konzultaci s auditory, zda jsou zvolené postupy dostatečné pro zajištění podmínky věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu dokladů u konkrétních typů transakcí.
Jitka Sobotková
sobotkova@clarksonhyde.cz
